«Понимать, что у ТОП-профессионалов тоже что-то не получается ― приятно»

Провели третий антикризисный бранч, посвящённый удалённой работе и инструментам, которые помогают оставаться в графике, решать рабочие задачи и общаться с коллегами «без нервов». Для нашей команды прошло четыре недели на дистанции, мы уже вполне освоились и почувствовали, что готовы делиться опытом, рассказывать о своих открытиях и ошибках.
 
Директор по развитию Центра ГРАНИ Алина Гневашева рассказала о том, как мы уходили на удалёнку: обеспечивали техникой сотрудников, синхронизировали календари, настраивали переадресацию звонков, «расшаривали» материалы сервера, договаривались о новых правилах, каким каналами коммуникации пользуемся, в какое время, тестировали, насколько возможно в нашем сумасшедшем графике вводить часы тишины.
 
Коммуникация, конечно, стала камнем преткновения. Справиться с ситуацией нам помог «Мегаплан», решение сохранить все нужные документы в «облако», структурированность всей информации позволила коллегам быстро сориентироваться в массиве данных, кого уведомлять в случае той или иной ситуации и т.д. теперь у нас есть правило: «Чего нет в "Мегаплане", не существует в природе», выяснили, что у коллег действуют аналогичная максима, только речь про «Битрикс».

Понятно, что настройка каналов коммуникации ― личное дело каждого сотрудника, однако разработать свод полезных правил и советов никогда не будет лишним. Мы рекомендуем отключить уведомления там, где это возможно, определить очерёдность чтения сообщений из разных каналов, убирать телефоны, отключать личные соцсети и чаты, когда выполняете важную работу.
 
И, конечно же, очень важно, чтобы каждый член команды понимал, что в случае необходимости коллеги придут на помощь, подскажут техническое решение, найдут нужный документ, просто поддержат добрым словом.
 
Чтобы понимать, насколько хорошо удаётся поддерживать друг друга, справляться с задачами и работать в проектных командах, мы каждую неделю проводим мониторинг, ― спрашиваем у всех, как прошла их предыдущая неделя, насколько были понятны задачи, над которыми надо работать, удалось ли справиться с объемом дел и т.д. Делаем это полностью анонимно, с помощью google-анкет ― удобного и функционального инструмента. Составление и заполнение анкеты не занимает много времени, зато коллеги могут понять общий настрой, сообщить о возникающих дефицитах, попросить о помощи, просто передать друг другу привет и сказать спасибо членам команды.
 
Как и многие из вас встречи с коллегами мы перенесли в Zoom, работе с этим инструментом на бранче тоже посветили небольшой блок. А предварительно посчитали, что за время удаленной работы в Zoom мы провели:

• 9 совещаний,
• 4 планерки,
• отметили 3 дня рождения,
• 5 вебинаров,
• сделали 4 домашних задания по онлайн-курсам,
• 2 антикризисных летучки с руководителями ресурсных центров разных регионов страны,
• и вот уже 3 «антикризисных бранча».

И это только общие встречи через аккаунт организации, посчитать групповые встречи с личных аккаунтов, кажется, не представляется возможным. Светлана Маковецкая, например, поделилась личной статистикой, за 4 недели она провела 21 стороннее совещание, а ещё были конференции и вебинары.
 
Ещё директор Центра ГРАНИ поделилась личными лайфхаками и переживаниями: как входя в множество советов и рабочих групп, контролировать информационные потоки, не пропускать важные сообщения, структурировать информацию и не упустить контроль над организацией, разбираться в рабочих процессах и занятости сотрудников. Подробнее об этом вы можете узнать, посмотрев видеозапись нашей встречи.

В завершении приведём несколько интересных фактов и полезных советов от участников сегодняшнего бранча! Например, выяснили, что в Чечне очень популярен Instagram, и в нём даже проводят совещания! Про полезные инструменты. Из наиболее простых и доступных наши участники рекомендуют Trello и Slack. А ещё, к вопросу о пользе и «лечебных» эффектах наших бранчей, как заметил руководитель одного из уральских ресурсных центров: «приятно узнать, что в принципе, все сталкиваются с теми же проблемами, что и ты, даже топ-руководители нашей сферы».
 
Важно отметить, что доступ ко многим digital-инструментам для работы некоммерческие организации могут получить по специальному запросу бесплатно или с большими скидками. Например, благодаря партнерской программе «Теплицы социальных технологий» TeploDigital
 
Пробуйте новое, верьте в свои силы, и в случае чего – обращайтесь за советом!
 
Берегите себя и до новых встреч, Ваш Центр ГРАНИ!
 
Еженедельный бранч прошел в рамках проекта «Пространство решений для развития инновационного потенциала СОНКО в социальной сфере», реализуемого Фондом «Центр гражданского анализа и независимых исследований “ГРАНИ”» при поддержке Фонда президентских грантов.